Excel : tips voor het ontwerpen van rekenbladen

Tips voor het ontwerpen van rekenbladen

Er zijn 3 soorten rekenbladen die je kunt bouwen :

  • Versie 1 : het “persoonlijke” rekenblad : het hoeft niet mooi te zijn en veel tijd en moeite spenderen aan lay-out en duidelijkheid voor de buitenwereld hoort daar niet bij.
  • Versie 2 : Het goed doordachte, stabiele en herbruikbare rekenblad. Deze kan dikwijls gebruikt worden, werkt altijd correct en desnoods aangepast aan nieuwe noden.
  • Versie 3 : is eigenlijk Versie 1 die zich voordoet als Versie 2. Dit is het meest frustrerende rekenblad dat je kan tegenkomen. Meestal is dit geëvolueerd vanuit een Versie 1, dat achteraf in handen komt van een nieuwe gebruiker. Dikwijls gebrekkig onderhouden en slecht gedocumenteerd of waarbij de duidelijkheid en methodiek volledig de mist in gaan.

Elk goed ontworpen rekenblad heeft 1 ding gemeen : de ontwerper heeft tijd en moeite geïnvesteerd bij het plannen en ontwerpen om het doel te bereiken, met invulling van de alle noden van de gebruiker. Bijkomend zal de ontwerper alle moeite doen om de bruikbaarheid van het rekenblad te garanderen in de toekomst.

Onderstaand vindt u een lijst met stappen die kunnen gevolgd worden om een goede, correct werkend rekenblad af te vervaardigen.

  1. Zorg dat voor een logische lay-out
    • Navigatie dient eenvoudig te zijn, de volgorde van input van gegevens dient logisch te zijn
    • Centraliseer de plaatsen voor gegevensinput, ipv de gebruiker te laten rondspringen of zoeken
    • Niet vergeten : bij een beveiligde worksheet, laat de TAB-toets de cursor springen van de ene onbeveiligde cel naar de andere.
  2. Maak duidelijk waar er gegevens dienen ingevuld worden
    • Geef de cellen voor input van gegevens een uniforme kleur
    • Deblokkeer de beveiliging op die cellen
  3. Gebruik namen voor de belangrijkste cellen en bereiken
    • Maakt de formules leesbaarder
    • Maakt de formules gedocumenteerd
    • Spaart je van het updaten van VBA-code iedere keer als je veranderingen aanbrengt aan je rekenblad ( VBA-code herindexeert zichzelf niet )
  4. Gebruik formules waar mogelijk
    • Zorg dat de gebruiker NOOIT iets manueel moet doen dat door Excel zelf kan gedaan worden.
  5. Gebruik formulieren
    • Makkelijk toe te passen en onderhouden, vereist geen kennis VBA
    • Visueel aantrekkelijke manier om keuzes te forceren
  6. Gebruik gegevensvalidatie
    • Bestaat in vele vormen, maar uiteindelijke zorgt dit ervoor dat enkele geldige gegevens ingeput worden.
    • Preventieve methodes : Gegevensvalidatie op celniveau en beperken van gegevens dmv formulieren
    • Reactieve methodes : Voorwaardelijke opmaak bij ingave verkeerde data en formules met boodschappen kunnen duidelijk maken dat de input niet correct is.
  7. Gebruik de mogelijke beveiligingsmogelijkheden
    • Vergeet niet dat cellen standaard geblokkeerd zijn bij aangeschakelde beveiliging, dus deblokkeer ze indien de gebruiker ze moet kunnen gebruiken.
    • Verbergen van bereiken en bladen voorkomt dat de gebruiker kritieke info kan zien of manipuleren
    • Verbergen van formules voorkomt dat gebruikers je methodiek uitpluist
    • Overweeg het gebruik van paswoorden voor beveiliging van je werkbladen en/of rekenblad
    • Opgelet : iedere deskundige VBA-gebruiker kan elke vorm van beveiliging in Excel verwijderen. Op sheet-niveau is dit eenvoudig, op rekenblad-niveau is dit heel wat moeilijker, maar niet onmogelijk. Hiervoor zijn zelfs “hack”-programma’s online te koop.
  8. Overweeg je project als template op te slaan
    • Een must wanneer je rekenblad frequent en veelvuldig zal gebruikt worden. Het is belangrijk iedere keer met een vers en fris blad te beginnen.
    • Het bestand is beschikbaar onder “Bestand” – “Nieuw”
    • Bij het openen wordt er effectief gewerkt met een kopie, zodat de originele template nooit overschreven wordt door de gebruiker
    • Opgelet : wanneer een template via “Open bestand” geopend wordt, kan wel veranderd worden.
  9. Extra : VBA automatisatie
    • Alles kan in Excel geautomatiseerd worden !
    • Voorbeelden van automatisatie :
    • Alle datavelden leegmaken voor nieuwe input
    • Afdrukken, met iedere keer aangepaste instellingen
    • Automatische back-ups met eigen naamgeving
    • Ontwerpen van aangepaste menu’s
    • Dit zijn slechts enkele voorbeelden … als je het kan dromen, kan het geprogrammeerd worden !
Dit lijkt een hele waslijst, maar bij toepassing hiervan is je resultaat een knap, handig en overzichtelijk eindresultaat.